Quels documents peuvent être légalisés ?

Actes administratifs

Actes établis par une administration publique française
Seuls les orignaux comportant le sceau avec Marianne de l’autorité publique émettrice du document, le nom, le prénom, la signature manuscrite originale et la qualité du responsable public

Le cas échéant, la copie, certifiée conforme par une mairie ou par un notaire (avec sceau notarial), faite uniquement à partir d’un document d’origine conforme et comportant les éléments cités précédemment (en précisant que c’est pour l’étranger).

Devront obligatoirement figurer en original sur chaque page de la copie :

• Le cachet de certification, le sceau avec Marianne de l’autorité publique, le nom, le prénom, la signature manuscrite, la date de certification et la qualité de l’agent public qui certifie la copie.

Actes de l’état civil

Seuls les actes d’état civil français de moins de trois mois délivrés par la mairie les ayant établis - ou par le Service Central de l’Etat Civil pour les actes établis par un consulat de France - et comportant le sceau officiel, la signature originale et les nom et qualité du signataire peuvent être légalisés / traduits.

Actes délivrés par des organismes européens et des organisations internationales

Ils doivent être légalisés dans le pays où les documents ont été établis.

Par conséquent, le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères est compétent pour légaliser uniquement les documents délivrés par des organismes européens et des organisations internationales ayant conclu un accord de siège avec la France ou disposant d’une représentation en France.

Actes judiciaires (jugements de divorce, etc.)

Seuls les originaux signés du Greffe peuvent être légalisés, ou uniquement les copies certifiées conformes par le Tribunal ayant établi ces actes.

Actes notariés

En version originale signée du notaire ou uniquement les copies certifiées par l’office notarial ayant établi l’acte authentique.

NB : Le sceau notarial (modèle uniforme avec Marianne) en original doit être apposé dès lors qu’un notaire français intervient sur un document destiné à l’étranger (circulaire du Conseil Supérieur du Notariat n°2007-7 du 12-12-2007, page 2 - paragraphe 1°).

Actes sous seings privés (statuts, procurations, documents commerciaux etc.)

Les signatures doivent être originales et le nom, le prénom et la qualité du signataire doivent-être apposés en toutes lettres, à côté de la signature.

L’adresse complète de la société en France doit y figurer.

La signature du signataire doit ensuite être certifiée :

• En France : par une Mairie ou un notaire (sceau notarial obligatoire) en présence du signataire, ou par la chambre de commerce et d’industrie dans laquelle la société est enregistrée ;
• Depuis l’étranger : par un service consulaire français.

Carte Nationale d’identité, passeport, livret de famille

Uniquement les copies certifiées conformes par une mairie (en précisant que c’est pour l’étranger) ou éventuellement par un notaire (avec sceau notarial obligatoire).

Devront figurer sur la copie : le cachet de certification, le sceau avec Marianne de l’autorité publique, le nom, la signature manuscrite et la qualité du responsable qui certifie la copie.

Certificats médicaux

Si émis par un cabinet privé (texte en français uniquement), les certificats médicaux doivent être visés par le Conseil National de l’Ordre des Médecins, avant d’être présentés à la légalisation (en originaux seulement).

Les ordonnances médicales ne peuvent être visées par l’Ordre des Médecins que si elles sont incluses dans un certificat médical.

Seuls peuvent être légalisés les originaux de résultats de laboratoires d’analyses. Ces résultats doivent préalablement être visés par l’Ordre National des Pharmaciens.

Certificats de nationalité française

Seuls les certificats de nationalité française (CNF) originaux (art. 31-2 du Code civil) ou leur duplicata établi par le Tribunal d’instance concerné peuvent être légalisés et/ou traduits.

NB : la mention du CNF figure sur l’acte de naissance depuis fin 1998.

Extraits de casier judiciaire (bulletin n°3)

Les demandes d’extraits de casier judiciaire (bulletins n°3) se font en ligne : casier-judiciaire.justice.gouv.fr
Seuls les extraits de casier judiciaire français datant de moins de 6 mois et comportant le sceau et la signature du Ministère de la Justice peuvent être légalisés et/ou traduits.
Après leur délivrance, l’authenticité de ces documents est vérifiable en ligne : formulaire de vérification (informations disponibles en plusieurs langues).

Les textes législatifs et règlementaires français

Pour être légalisés et/ou traduits, les textes législatifs et règlementaires publiés au Journal officiel électronique authentifié (JOEA) ou les annonces publiées au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise (JOAFE), au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) ou au Bulletin officiel des annonces de marchés publics (BOAMP) doivent avoir été préalablement visés par la Direction de l’information légale et administrative (DILA). La demande doit être effectuée par voie postale (DILA - 26, rue Desaix 75727 Paris Cedex 15 - Tél. 01 40 58 75 00) ou par le formulaire de contact du site : compte.journal-officiel.gouv.fr/pages/contact.

Diplômes français d’établissements publics et privés

Document établi ou visé par un établissement public en France,

Seules les copies certifiées conformes peuvent être légalisées.

Conservez vos diplômes originaux, à ne surtout pas transmettre lors de votre demande.

Ces copies peuvent être effectuées sur présentation d’un original et de sa copie simple :

• En France, par une mairie (en précisant que c’est pour l’étranger) ou éventuellement par un notaire (avec sceau notarial obligatoire) ;
• Depuis l’étranger, par un service consulaire français.

Devront obligatoirement figurer en original sur chaque page de la copie :

• Le cachet de certification, le sceau avec Marianne de l’autorité publique, le nom, le prénom, la signature manuscrite, la date de certification et la qualité de l’agent public qui certifie la copie.

Document établi par un établissement privé en France

Les documents émis par des établissements d’enseignement privés, dont aucun des signataires émetteur de l’acte n’est un agent public, ne peuvent pas être légalisés en l’état, ni en copie certifiée conforme.
Ils doivent préalablement respecter les mêmes conditions que celles des actes sous seing privé (cf. supra), dont la certification matérielle de signature de l’émetteur du document auprès de la Chambre de commerce compétente.

Kbis

Seul le Kbis original français datant de moins de trois mois et signé du greffe peut être légalisé / traduit. Il s’agit de la version que vous recevez par voie postale, sur papier bleu tramé, et non celle qui est téléchargeable sur le site d’Infogreffe.

Septembre 2020